KOBİ'ler için IT destek hizmeti: Fiyatlar neye göre belirlenir?

IT destek hizmeti fiyatları neye bağlıdır?

IT destek hizmeti fiyatlarını belirleyen dört ana etken vardır: desteklenen kullanıcı ve cihaz sayısı, yönetilen sunucu ve bulut hizmetleri, taahhüt edilen yanıt süresi ve sözleşmenin kapsam listesi. Bunlara şube sayısı, sektöre özel yazılımlar ve güvenlik gereksinimleri eklenir. Aynı sayıda çalışanı olan iki şirketin aylık ücreti bu yüzden kolayca iki katı fark edebilir.

Piyasada üç fiyatlandırma modeli yaygındır: iş çıktıkça ödenen saatlik ücret, kullanıcı başına aylık ücret ve kapsamı yazılı olarak belirlenmiş sabit aylık paket. Hangisinin size uyduğu, IT'ye ne sıklıkla ihtiyaç duyduğunuza ve bütçenizi ne kadar önceden bilmek istediğinize bağlıdır.

Üç fiyatlandırma modeli yan yana

Saatlik modelde görünen rakam düşüktür, ama sağlayıcının sistemlerinizi önceden izlemek için bir nedeni yoktur. Arızalar çoğaldıkça fatura da büyür. Paket modelinde ise sağlayıcı sorun çıkmasın diye önleyici işe zaman ayırır, çünkü her arıza onun kendi emeğinden yer. Bu yüzden iki modelin fiyatını karşılaştırırken bir yıllık toplamı düşünmek gerekir, tek bir ayı değil.

Aylık ücreti yukarı çeken kalemler

Teklif isterken aşağıdaki bilgileri hazırlarsanız, gelen rakamlar hem daha doğru hem de birbiriyle karşılaştırılabilir olur:

• Kullanıcı ve cihaz sayısı. Bir kişinin dizüstü bilgisayarı, telefonu ve ortak kullanılan bir tasarım istasyonu ayrı cihazlar olarak sayılabilir.
• Sunucular ve bulut. Ofisteki bir dosya sunucusu, Logo veya Mikro veritabanı, bir VPS ya da Azure üzerindeki bir sanal makine ayrı bir yönetim yükü getirir.
• Yanıt süresi ve çalışma saatleri. Dört saat içinde dönüş ile on beş dakika içinde dönüş aynı ekip maliyetine sahip değildir. Gece ve hafta sonu desteği de ayrı bir kalemdir.
• Güvenlik katmanları. EDR, e-posta filtreleme, yedeklerin izlenmesi ve düzenli yama yönetimi fiyatı etkiler. Teklifi ucuzlatmak için çıkarıldıklarında risk de büyür.
• Şubeler ve uzaktan çalışanlar. Her lokasyonun ağı, VPN bağlantısı ve yazıcıları ayrı takip gerektirir.
• Sektör yazılımları. CAD programları, klinik yazılımları veya depo yönetim sistemleri için sağlayıcının o yazılımın üreticisiyle de konuşması gerekir.

Diyelim ki Eskişehir'de yirmi iki kişilik bir mimarlık ofisi var. Herkeste Autodesk yazılımlarının çalıştığı güçlü bir iş istasyonu, ofiste proje dosyalarını tutan bir NAS, sahada tabletle çalışan iki şantiye şefi bulunuyor. Bu ofis kişi sayısına bakıldığında küçük görünür. Ancak büyük dosyaların yedeklenmesi, lisans sunucusunun takibi ve saha tabletlerinin yönetimi, aynı sayıda çalışanı olan bir danışmanlık firmasından çok daha fazla iş çıkarır. Fiyat farkı burada kişi sayısından değil, sistemin karmaşıklığından gelir.

Ucuz teklifte sık görülen eksikler

İki teklif arasındaki büyük fark çoğu zaman aynı işin farklı fiyatlandırılmasından değil, farklı işlerin fiyatlandırılmasından kaynaklanır. Teklifleri karşılaştırırken şunları sorun:

1. Kapsam listesi yazılı mı ve sözleşmenin eki mi? “Tüm IT ihtiyaçlarınız” gibi bir cümle, ileride tartışma demektir.
2. Yanıt süresi mi, çözüm süresi mi taahhüt ediliyor? İlki yalnızca birinin size geri döneceğini garanti eder.
3. Yedekler sadece alınıyor mu, yoksa düzenli olarak geri yükleme testi de yapılıyor mu?
4. Yeni çalışanın hesabını açmak ve ayrılanın erişimini kapatmak pakete dahil mi?
5. Paket dışı işler hangi saat ücretiyle ve önceden onayınız alınarak mı yapılıyor?
6. İlk ayki devralma çalışması, yani mevcut sistemin belgelenmesi ayrıca ücretlendiriliyor mu?
7. Sözleşme bittiğinde parolalar, belgeler ve yönetici hesapları size nasıl teslim ediliyor?

Apply'da fiyatlar nasıl oluşuyor?

Apply bütün işleri uzaktan yürüttüğü için tekliflerde yol ücreti, servis randevusu veya araç gideri yer almaz. Fiziksel bir müdahale gerektiğinde, örneğin bir modemin yeniden başlatılması ya da bir kablonun takılması, bunu çalışanınız mühendisin talimatıyla yapar. Bu yaklaşım fiyatı sade tutar; ofisinde sık donanım işi olan şirketlerin ise ayrıca yerel bir teknisyenle anlaşması gerekebilir.

Paketler fiyatlar sayfasında açıkça yazılıdır:

• Start: 10 kullanıcıya kadar, aylık 490 €'dan başlayan fiyatla, + KDV, yanıt süresi 4 saat.
• Business: aylık 1.090 € + KDV, yanıt süresi 1 saat.
• Premium: aylık 2.190 €'dan başlayan fiyatla, + KDV, yanıt süresi 15 dakika.

Paket dışındaki işler ya saati 55 € + KDV üzerinden, önceden tahmin verilerek ya da kapsamı net projelerde sabit fiyatlı teklifle yapılır. Kullanıcıların günlük sorularının ağırlıkta olduğu şirketler IT yardım masası hizmetini tek başına alabilir. Sunuculardan tedarikçilere kadar her şeyi tek elden yönetmek isteyenler için uçtan uca IT desteği daha uygun bir başlangıç noktasıdır.

Faturalar euro cinsinden ve yurt dışındaki bir şirket tarafından kesilir. Bu tür hizmet alımlarında KDV'nin nasıl beyan edileceğini mali müşavirinizle netleştirmenizi öneririz.

Maliyeti düşürmenin doğru ve yanlış yolları

Bütçe sınırlıysa ilk refleks, tekliften güvenlik ve yedekleme kalemlerini çıkarmaktır. Bu, en pahalıya patlayabilecek tasarruftur: tek bir fidye yazılımı olayı ya da kaybolan bir muhasebe veritabanı, birkaç yıllık destek ücretinden daha fazlasına mal olabilir.

Fiyatı sağlıklı biçimde düşürmenin yolları başkadır. Birbirinin aynısı olan bilgisayarlar ve standart bir kurulum, destek yükünü belirgin biçimde azaltır. Kullanılmayan kullanıcı hesaplarını ve lisansları temizlemek, hem Microsoft 365 faturasını hem de yönetilen cihaz sayısını küçültür. Çalışanların basit talepleri e-posta yerine bir destek formu üzerinden, ekran görüntüsüyle iletmesi çözüm süresini kısaltır. Son olarak yanıt süresini gerçek ihtiyacınıza göre seçin: gece çalışmayan bir ofisin 7/24 destek için ödeme yapması çoğu zaman gereksizdir.

Teklif istemeden önce yapmanız gerekenler

Doğru fiyatı almanın en kısa yolu, sağlayıcıya net bir tablo sunmaktır. Bir sayfalık özet çoğu zaman yeterlidir: çalışan sayısı, bilgisayarların yaşı ve işletim sistemleri, kullandığınız Microsoft 365 veya Google Workspace planı, sunucular, kritik yazılımlar, şubeler ve son bir yılda sizi en çok uğraştıran üç sorun. Bu son madde önemlidir, çünkü sağlayıcının ilk aylarda neye öncelik vermesi gerektiğini gösterir.

Ardından en az iki teklifi aynı tabloya koyun ve fiyatı en son satıra yazın. Önce kapsamı, yanıt süresini, yedek testlerini ve çıkış koşullarını karşılaştırın. Bu satırlar birbirini tutuyorsa fiyat farkı gerçek bir farktır. Tutmuyorsa elinizdeki iki teklif aslında iki farklı hizmettir ve rakamları doğrudan karşılaştırmak yanıltıcı olur.

Şirketinizin durumunu kısaca yazarsanız, hangi paketin veya hangi kapsamın size uyduğunu birlikte değerlendirebiliriz. İsterseniz bu değerlendirmeyi Teams veya Google Meet üzerinden kısa bir görüşmeyle de yapabiliriz.