Hizmet · IT Destek Hizmetleri

Servis Masası

Bursa'da otomotiv yan sanayisinde çalışan, Nilüfer'de bir fabrikası ve İnegöl'de ikinci bir üretim tesisi olan yüz yirmi kişilik bir firmayı düşünelim. İki kişilik iç IT ekibi her gün onlarca talep alıyor: kimi e-postayla, kimi WhatsApp grubundan, kimi koridorda. Vardiya amirleri taleplerinin unutulduğundan şikâyet ediyor, IT ekibi ise hiç bitmeyen bir yangın söndürme döngüsünde. Genel müdür sorunun büyüklüğünü ölçemiyor, çünkü elinde tek bir rakam yok. Servis masası bu noktada devreye girer. Yardım masası talepleri çözer, servis masası ise destek işinin kendisini yönetir: her hizmetin tanımı ve süresi bir katalogda yazılıdır, öncelik gerçek etkiye göre belirlenir, süreler araç tarafından ölçülür ve yönetim her ay aynı göstergelere bakar. Apply bu yapıyı IT'nizin tamamını yönettiği durumda da kurabilir, iç IT ekibinizin yanında birinci seviye desteği üstlenip ekibinizi projelere serbest bırakacak şekilde de.

Katalog
her hizmet ve süresi yazılı
4 seviye
etkiye göre öncelik
SLA
araç ölçer, tahmin edilmez
Pano
yönetime her an açık

Hizmetin kapsamı

ITIL'i bir çerçeve olarak kullanırız, ama elli ile iki yüz elli kişilik bir şirkette işe yarayanla sınırlı tutarız. Pratikte aşağıdaki parçalar yeterli oluyor.

Kapsamı mühendislerimizle netleştirin

Hizmet kataloğu

Yeni kullanıcı, ek lisans, klasör yetkisi, yeni cihaz kurulumu gibi her hizmetin tanımı, hedef süresi ve onaylayanı. “Bu IT'nin işi mi?” sorusunun cevabı artık kişiye göre değişmez.

Öncelik ve eskalasyon

Öncelik, etkilenen kişi sayısına ve duran sürece göre dört seviyede belirlenir. Üretim planlama, sevkiyat veya faturalama duruyorsa seviye yükselir, talebi yapanın unvanı hesaba katılmaz.

Ölçülen hizmet seviyeleri

Yanıt ve çözüm süreleri araç tarafından, hizmet saatleri içinde ve her seviye için ayrı ölçülür. Kayıt sizden veya bir üreticiden bilgi beklerken sayaç durur.

Onay akışları

Bordro klasörüne erişim ya da dışarıdan gelen bir bakım firması için misafir hesabı gibi talepler otomatik olarak ilgili yöneticiye gider ve onayla birlikte işleme alınır.

Değişiklik takvimi

ERP güncellemesi veya güvenlik duvarı değişimi gibi müdahaleler, etkilenen birimler ve geri dönüş planıyla birlikte önceden takvime girer. Üretimin yoğun olduğu günlere değişiklik planlanmaz.

Problem kaydı

Aynı arıza üçüncü kez geldiğinde ayrı bir problem kaydı açılır, kök nedeni bulunup kalıcı olarak giderilene kadar sorumlusu belli bir iş olarak takip edilir.

Yönetim raporu

İlk temasta çözülme oranı, bekleyen kayıtların yaşı, tesis bazında tutturulan süreler, memnuniyet puanı ve üçüncü taraflarda bekleyen süre. Her ay aynı şablonla, karşılaştırılabilir biçimde.

Çalışma adımları

Aracı kurmak birkaç gün sürer. Asıl emek, birim yöneticilerinin katalog ve öncelikler üzerinde uzlaşmasıdır ve bunun için bilerek zaman ayırırız.

01

Mevcut durumun dökümü

Son birkaç ayda gelen talepleri e-postalardan, mesaj gruplarından ve iç ekibinizin notlarından çıkarırız. Katalogun ilk taslağı bu dökümden doğar.

02

Birimlerle uzlaşma

Üretim, satış, muhasebe ve lojistik yöneticileriyle görüntülü toplantılarda süreler ve öncelikler belirlenir. Uzlaşılamayan konularda son söz genel müdüründür.

03

Pilot tesis

Yeni düzen önce bir tesiste başlar. Birkaç haftalık gerçek veriden sonra süreler ve kategoriler düzeltilir.

04

Yaygınlaştırma ve çeyreklik gözden geçirme

Diğer birimler aşamalı olarak katılır. Her çeyrekte katalog, süreler ve otomatikleştirilebilecek işler birlikte değerlendirilir.

Bütün göstergeler yeşilken çalışanlar mutsuz olabilir. Hizmet seviyesi raporlarının bilinen bir tuzağı vardır: süreler tutturulur, pano yeşil görünür, ama çalışanlar destekten memnun değildir. Genellikle sebep, sürelerin yanlış şeyi ölçmesidir. Örneğin talebe hızla “alındı” yanıtı verilir ama çözüm günler sürer, ya da kayıt kapatılır ama sorun geri gelir. Bu nedenle raporda süre göstergelerinin yanında memnuniyet puanını ve yeniden açılan kayıt oranını da birlikte gösteririz. Rakamlar ile çalışanların hissi birbirini tutmadığında, bunu ilk biz söyleriz.

Sık sorulan sorular

Yardım masası tek tek sorunları çözer. Servis masası buna katalog, öncelik kuralları, ölçüm ve sürekli iyileştirme ekler. Kabaca elli çalışanın üzerinde ya da birden fazla lokasyon olduğunda servis masası daha anlamlı hale gelir.

Sık görülen model, birinci seviye destek ve kayıt yönetiminin bizde, sahaya ve üretim makinelerine yakın işlerin iç ekipte olmasıdır. Aynı aracı kullanırız, kaydın kimde olduğu her an görünür ve ölçümler iki taraf için de geçerlidir.

Hizmet kapsamında kendi portalımızı sunarız. Şirketinizde süreleri ölçebilen ve onay akışlarını destekleyen bir sistem zaten varsa onunla da çalışabiliriz. Aracın markasından çok, katalogun ve sürelerin gerçekçi olması önemlidir.

Ana sanayiye parça veren firmalar denetimlerde giderek daha sık erişim kontrolü, olay kaydı ve değişiklik yönetimi kanıtı istenmesiyle karşılaşıyor. Siber güvenlikle ilgili mevzuat ve sektörel düzenlemeler de benzer yönde ilerliyor. Servis masası bu kanıtları kendiliğinden üretir. Hangi yükümlülüklere tabi olduğunuzu ise hukuk danışmanınızla netleştirmenizi öneririz.

Evet. Kayıtlar şirket, tesis veya birim bazında etiketlenir, her yönetici kendi alanını, genel müdürlük ise toplamı görür. Yaklaşık 50 kullanıcının üzerindeki ve birden fazla şubesi olan şirketler bu konuda b2b@apply.tr adresinden bize ulaşabilir.

Desteğinizin kalitesini ölçülebilir hale getirin

Taleplerin bugün size nasıl ulaştığını ve kimin çözdüğünü anlatın. Katalog, öncelik yapısı ve ilk aydan itibaren rakam üreten bir işleyiş önerelim.

Çalışma saatleri
Pazartesi-Cuma, 09:00-18:00 (Türkiye saati), yanıt bir iş günü içinde
Görüşmeler
Microsoft Teams ya da Google Meet üzerinden görüntülü görüşme

Bu sitede yalnızca sitenin çalışması ve seçtiğiniz şehri hatırlamak için gereken zorunlu çerezler var. Reklam ya da takip çerezi kullanmıyoruz. Ayrıntılar Gizlilik ve KVKK aydınlatma metni bölümünde.