Pek çok şirkette müşteri hizmetleri ekibinin gününün yarısı, sistemde zaten kayıtlı olan bir bilgiyi e-postayla veya mesajla tekrar göndermekle geçer. “Siparişimiz hangi aşamada?”, “Geçen ayın faturasını tekrar atar mısınız?”, “İrsaliyenin PDF'i lazım.” Gebze'de birkaç düzine kurumsal müşterisi için depolama ve dağıtım yapan bir lojistik firmasını düşünelim. Müşteriler anlık stoklarını, bekleyen sevkiyatlarını, e-İrsaliyelerini ve aylık hizmet faturalarını görmek istiyor. Bu bilgilerin tamamı firmanın WMS'inde ve muhasebe sisteminde mevcut, ama müşteriye ulaşması için her seferinde bir çalışanın araya girmesi gerekiyor. Müşteri portalı bu aracılığı ortadan kaldırır: müşteri, kendi verisini, kendi zamanında, güvenli bir girişle görür.
Portalın kapsamını, ekibinizin bugün en sık cevapladığı sorular belirler. Tipik bir ilk sürüm şunları içerir.
E-posta ve şifreyle, uygulama veya SMS ile iki adımlı doğrulama; isteyen kurumsal müşteriler için Microsoft Entra ID veya Google ile tek oturum açma. Müşteri tarafındaki yönetici kendi çalışanlarını ekler ve çıkarır.
Açık siparişler, üretim veya sevkiyat aşaması, planlanan teslim tarihi ve kargo veya araç takip bilgisi. Durum değiştiğinde müşteriye otomatik bildirim gider.
Faturalar, e-İrsaliyeler, sözleşmeler, teknik dokümanlar ve sertifikalar müşteri bazında listelenir ve indirilebilir. Belgeler sistemlerinizden otomatik gelir, kimse elle yüklemez.
Yeni sipariş, numune, iade veya şikâyet talepleri formla açılır, doğru ekibe düşer ve müşteri talebin durumunu portaldan izler. E-posta yazışmaları talebe bağlanır.
Açık faturalar, vadesi geçenler ve son ödemeler. Mutabakat için müşterinin muhasebecisi dönem ekstresini portaldan kendisi alır.
Kimin ne zaman hangi belgeye eriştiği kayıt altına alınır. Portal kullanıcıları için ayrı bir aydınlatma metni hazırlanır, gereksiz kişisel veri toplanmaz.
Ekibinizin bugün en çok cevapladığı taleplerden başlarız. Portalın ilk sürümünün ne yapması gerektiğini bu talepler belirler.
Son birkaç ayın müşteri e-postalarını ve taleplerini kategorilere ayırırız. En sık gelen beş soru, portalın ilk sürümünün kapsamını oluşturur.
Her bilginin hangi sistemden geleceği belirlenir: ERP, WMS, muhasebe, CRM. Gerekli API veya veritabanı bağlantıları kurulur, yetkiler sınırlı tutulur.
Portal önce iki üç istekli müşteriyle açılır. Geri bildirimlerle ekranlar ve bildirimler düzeltilir.
Tüm müşterilere davet gönderilir, kısa bir kullanım kılavuzu ve video hazırlanır. Portaldan gelen soruların ne kadar azaldığını ilk aylarda birlikte izleriz.
Bir portalın başarısı, içindeki bilginin güncelliğine bağlıdır. Sipariş durumu bir gün geriden geliyorsa, müşteri portala bakar, yine de arar ya da e-posta atar ve portal kısa sürede terk edilir. Bu yüzden verileri gece aktarılan dosyalarla değil, mümkün olduğunca kaynağından anlık veya birkaç dakikalık aralıklarla okuruz. Kaynak sistem bunu desteklemiyorsa portalda verinin en son ne zaman güncellendiği açıkça yazılır.
Çoğu zaman evet. Logo, Mikro, Netsis ve benzeri sistemlerde API, veritabanı görünümü veya düzenli dışa aktarım yoluyla bağlantı kurulabilir. Veritabanına doğrudan yazmaktan kaçınır, mümkünse yalnızca okuma yetkisiyle çalışırız.
Kullanım, portalın ilk girişte ne kadar işe yaradığına bağlıdır. İlk sürüme müşterilerin en sık istediği bilgiyi koyarsanız ve e-postayla gelen taleplere portal bağlantısıyla cevap verirseniz alışkanlık birkaç ayda oturur.
Hayır, telefonda da rahat çalışan bir web uygulaması olarak. Ayrıca bir uygulama mağazası süreci ve güncelleme yükü getirmez. Gerekirse ana ekrana eklenebilen bir web uygulaması olarak da sunulabilir.
Portal, şirketiniz adına açılan bir sunucuda, Türkiye'deki ya da AB'deki bir veri merkezinde çalışır. Müşteri verisinin yurt dışına aktarımı söz konusuysa bu konuyu KVKK danışmanınızla birlikte değerlendirmenizi öneririz.
Müşterilerinizin en sık ne sorduğunu ve bu bilgilerin hangi sistemlerde tutulduğunu yazın. Bir iş günü içinde bir ön görüşme önerisiyle dönüş yaparız.
Talebiniz bize ulaştı
En geç bir sonraki iş günü size yazacağız. Ekibinizin çalışmasını durduran bir arıza bildirdiyseniz ilk olarak ona bakıyoruz.
Bu şehir listede yok. Yazımı kontrol edin ya da size en yakın büyük şehri seçin: tüm işleri uzaktan yaptığımız için hizmet her ilde aynı şekilde işler.
Bu sitede yalnızca sitenin çalışması ve seçtiğiniz şehri hatırlamak için gereken zorunlu çerezler var. Reklam ya da takip çerezi kullanmıyoruz. Ayrıntılar Gizlilik ve KVKK aydınlatma metni bölümünde.
