Antalya'da 80 odalı bir otel düşünelim: yazın altmış, kışın yirmi çalışan. Rezervasyon talepleri yalnızca resepsiyondaki bilgisayardan açılan tek bir adrese düşer, grup tekliflerini satış müdürü kişisel Gmail hesabından yanıtlar, her sezon yeni gelen personel bir önceki kişinin parolasını bir kâğıttan öğrenir. Toplantı salonu bir defterle ayrılır. Geçen yıl bazı misafirler otelden geliyormuş gibi görünen, IBAN'ı değiştirilmiş sahte bir rezervasyon onayı almıştır. Bu tablo yalnızca otellere özgü değildir; yıllar içinde kendiliğinden büyüyen e-posta düzeni birçok KOBİ'de benzerdir. Doğru kurulmuş kurumsal e-posta herkese şirket alan adında kişisel bir adres verir, ekiplerin birlikte çalıştığı ortak kutuları düzenler, takvim ile oda ve araç rezervasyonunu tek yerde toplar. En önemlisi alan adınızı korur, böylece sizin adınıza başkası yazamaz. Çalışan ayrıldığında e-postalar onunla birlikte gitmez, şirkette kalır.
Microsoft 365 mi Google Workspace mi sorusunu ekibinizin günlük çalışma alışkanlıkları belirler. Aşağıdaki başlıklar ise her iki platformda da işin parçasıdır.
SPF, DKIM ve DMARC kayıtlarını yazmadan önce bugün alan adınız adına kimlerin e-posta gönderdiğini çıkarırız: muhasebe programı, e-bülten aracı, web formu, rezervasyon yazılımı, entegratörünüzün e-Fatura bildirimleri, çok fonksiyonlu yazıcı. Aksi halde tam da bu postalar sonradan spam klasörüne düşer.
info@, rezervasyon@ veya siparis@ gibi birkaç kişinin baktığı adresler; ortak geçmişle ve hangi mesajı kimin yanıtladığı görünür şekilde. Kimse başkasının parolasıyla giriş yapmaz.
Ekip takvimleri, davetlerde boş-dolu bilgisi, Teams veya Google Meet bağlantıları ve toplantı salonu, şirket aracı, ödünç dizüstü gibi rezerve edilebilen kaynaklar.
Hosting firmasındaki kutulardan, Gmail'den veya kendi e-posta sunucunuzdan tüm mesajlar klasörleri ve ekleriyle taşınır. Bu sırada gelen postalar hiç kesilmez.
Biri çöp kutusunu boşalttığında mesajların yok olmaması için saklama politikaları. İtirazlarda, anlaşmazlıklarda ve belge niteliği taşıyan e-postalarda işe yarar. KEP ile gönderilmesi gereken yazışmaların yerini tutmaz, ama gündelik yazışmayı güvenceye alır.
Şirket veya kişisel telefonlarda e-posta ve takvim, Intune ile yönetilir: ekran kilidi, şifreleme ve cihaz kaybolduğunda yalnızca şirket verisinin uzaktan silinmesi.
Entra ID veya Google dizininde hesaplar, zorunlu ikinci faktör ve çok sayıda kısa süreli çalışan olsa da işleyen sabit bir işe başlama ve ayrılma akışı.
On ile otuz kişilik bir ekipte geçiş genellikle bir ile iki hafta içinde tamamlanır ve bu süreçte tek bir mesaj kaybolmaz.
Kimin hangi adresi kullandığı, hangi takma adların ve alan adlarının olduğu, eski postaların nerede ve ne kadar durduğu, sektörünüzde hangi saklama kurallarının geçerli olduğu.
Platform, hesaplar, gruplar, ortak kutular, saklama kuralları ve çok faktörlü giriş hazır; DNS değişiklikleri yazılmış ama henüz etkin değil.
Eski postalar arka planda kopyalanır, MX kaydı öğleden sonra geç saatte değiştirilir. Ertesi sabah son bir eşitleme, eski sağlayıcıya o arada düşmüş mesajları da getirir.
Outlook ve telefonlar uzaktan ayarlanır, yarım saatlik bir görüntülü tanıtım yapılır ve iki sayfalık bir kısa rehber paylaşılır.
Sahte fatura, DMARC'ı olmayan bir alan adıyla başlar. Bu koruma yoksa herkes muhasebenizden veya resepsiyonunuzdan geliyormuş gibi görünen, gerçekçi bir fatura ve yeni bir IBAN içeren e-posta gönderebilir. DMARC'ı adım adım sıkılaştırırız: önce yalnızca gözlem, sonra şüpheli mesajları karantinaya alma, en sonda reddetme. Böylece sahtecilik engellenir, e-bülteniniz veya rezervasyon onaylarınız gibi meşru gönderimleriniz yolda kalmaz.
Ekip Excel, Teams, Logo veya Business Central ile yoğun çalışıyorsa Microsoft 365 çoğu zaman daha doğal bir seçimdir. Neredeyse her şey tarayıcıda yürüyorsa ve sadelik öncelikliyse Google Workspace iyi bir seçenektir. İkisini de yönetiyoruz ve verilerin hangi bölgede tutulduğu konusunda paketinizin ne sunduğunu birlikte kontrol ederiz.
Elbette. Alan adı kayıt firmanızda kalır, biz yalnızca gerekli DNS kayıtlarını değiştiririz. Alan adı hâlâ eski bir ajansın hesabındaysa onu sizinle birlikte geri alır ve şirketiniz adına kayıtlı hale getiririz.
Microsoft şu anda ağırlıklı olarak telefondan veya ortak cihazlardan çalışan personel için frontline lisansları sunuyor; resepsiyon, kat hizmetleri veya servis ekipleri için düşünülebilir. Yeterli olup olmadığını kişilerin gerçekte neye ihtiyaç duyduğuna bakarak değerlendiririz. info@ gibi ortak kutular üreticinin belirlediği depolama sınırı içinde kaldıkça genellikle ayrı lisans gerektirmez.
Son iş gününde hesap kapatılır ve kutu, yerine gelen kişinin devam ettirebileceği bir ortak kutuya dönüştürülür. Bunun KVKK açısından sorunsuz olması için kuralın önceden bir e-posta kullanım politikasında yazılı olması ve çalışanlara aydınlatma metniyle duyurulması gerekir.
Evet. Yeni hesaplar, ayrılışlar, teslim sorunları, güvenlik kontrolleri ve lisans değişiklikleri saati 55 € + KDV ile ya da Start, Business veya Premium paketi içinde, Pazartesi-Cuma 09:00-18:00 (Türkiye saati) arasında yürütülür.
Kaç kişinin kutuya ihtiyacı var ve e-postalarınız bugün nerede duruyor? Bu bilgilerle platform, geçiş planı ve lisans maliyeti için bir öneri gönderelim.
Talebiniz bize ulaştı
En geç bir sonraki iş günü size yazacağız. Ekibinizin çalışmasını durduran bir arıza bildirdiyseniz ilk olarak ona bakıyoruz.
Bu şehir listede yok. Yazımı kontrol edin ya da size en yakın büyük şehri seçin: tüm işleri uzaktan yaptığımız için hizmet her ilde aynı şekilde işler.
Bu sitede yalnızca sitenin çalışması ve seçtiğiniz şehri hatırlamak için gereken zorunlu çerezler var. Reklam ya da takip çerezi kullanmıyoruz. Ayrıntılar Gizlilik ve KVKK aydınlatma metni bölümünde.
